Theo Điều 8 Nghị định 52/2009/NĐ-CP ngày 03 tháng 06 năm 2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước quy định về Thuê trụ sở làm việc như sau:

“1. Cơ quan nhà nước được thuê trụ sở làm việc để phục vụ hoạt động trong các trường hợp sau đây:

a) Chưa có trụ sở làm việc hoặc thiếu diện tích trụ sở làm việc so với tiêu chuẩn, định mức mà làm ảnh hưởng tới việc thực hiện nhiệm vụ được giao;

b) Trụ sở làm việc hiện có đã xuống cấp nghiêm trọng, không đảm bảo an toàn khi sử dụng;

c) Việc thuê trụ sở làm việc có hiệu quả hơn việc đầu tư xây dựng, mua sắm;

d) Chỉ có nhu cầu sử dụng trụ sở làm việc trong thời gian ngắn.

2. Thẩm quyền quyết định việc thuê trụ sở làm việc thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 15 Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước.

3. Diện tích trụ sở làm việc được thuê không vượt quá tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc và phù hợp với khả năng của ngân sách nhà nước.

4. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ cho thuê trụ sở làm việc.

a) Cơ quan nhà nước có nhu cầu thuê trụ sở làm việc có trách nhiệm thông báo công khai nhu cầu thuê trụ sở làm việc;

b) Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ cho thuê trụ sở làm việc thực hiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu.

c) Trường hợp hết thời hạn đăng ký cho thuê trụ sở làm việc mà chỉ có một nhà cung cấp dịch vụ cho thuê trụ sở làm việc đáp ứng yêu cầu của cơ quan đi thuê thì áp dụng hình thức chỉ định.

5. Giá thuê trụ sở làm việc được xác định như sau:

a) Trường hợp áp dụng hình thức đấu thầu, chào hàng cạnh tranh mua sắm trực tiếp: giá thuê trụ sở làm việc được xác định theo quy định của pháp luật về đấu thầu;

b) Trường hợp áp dụng hình thức chỉ định: giá thuê do cơ quan thuê và nhà cung cấp thỏa thuận; trường hợp tiền thuê từ 100 triệu đồng/năm trở lên thì cơ quan nhà nước đi thuê trụ sở làm việc phải thuê tổ chức có chức năng thẩm định giá xác định giá thuê để làm cơ sở thỏa thuận với nhà cung cấp;

c) Giá thuê trụ sở quy định tại điểm a, điểm b khoản này phải phù hợp với giá thuê trụ sở làm việc tại thị trường địa phương.

6. Kinh phí thuê trụ sở làm việc được bố trí trong dự toán ngân sách giao cho cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước.”

Theo Khoản 7, Điều 6. Thông tư số 245/2009/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2009 của Bộ Tài chính Quy định thực hiện một số nội dung của Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ về Thuê tài sản là trụ sở làm việc hướng dẫn như sau:

“7. Trường hợp đã hết thời hạn thuê theo hợp đồng nhưng cấp có thẩm quyền quy định tại Điều 5 Thông tư này quyết định cho phép tiếp tục thuê thì cơ quan, tổ chức, đơn vị thoả thuận với nhà cung cấp về đơn giá thuê phù hợp với giá thuê phổ biến trên thị trường tại thời điểm thoả thuận; Nếu đơn giá thuê cao hơn đơn giá thuê của thời hạn trước đó thì cơ quan, tổ chức, đơn vị phải báo cáo cấp có thẩm quyền quy định tại Điều 5 Thông tư này xem xét, quyết định.”

Theo Điều 5. Thông tư số 245/2009/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2009 của Bộ Tài chính Quy định thực hiện một số nội dung của Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ về Thuê tài sản là trụ sở làm việc hướng dẫn Thẩm quyền quyết định thuê tài sản như sau:

“1. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, người đứng đầu cơ quan khác ở trung ương (sau đây gọi chung là Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan trung ương) quyết định hoặc phân cấp thẩm quyền quyết định thuê tài sản phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

2. Hội đồng nhân dân cấp tỉnh phân cấp thẩm quyền quyết định thuê tài sản phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của địa phương trên cơ sở đề nghị của Uỷ ban nhân dân cùng cấp.”

Theo Điều 1 Thông tư  09/2012/TT-BTC ngày 19 tháng 01 năm 2012 của Bộ Tài chính về sửa đổi, bổ sung Thông tư số 245/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 quy định thực hiện một số nội dung của Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước Bổ sung khoản 7a vào sau khoản 7 Điều 6 như sau:

 “7a. Thuê bổ sung diện tích làm việc:

a) Cơ quan, tổ chức, đơn vị đang đi thuê trụ sở làm việc được thuê bổ sung diện tích làm việc khi diện tích làm việc hiện có còn thiếu so với tiêu chuẩn, định mức trong các trường hợp sau:

- Số lượng cán bộ, công chức, viên chức tăng lên theo quyết định của cấp có thẩm quyền so với biên chế được giao tại thời điểm đi thuê trụ sở làm việc lần thuê gần nhất. Cơ quan, tổ chức, đơn vị đã tiến hành sắp xếp, bố trí lại nhưng không đủ diện tích làm việc cho số lượng cán bộ, công chức, viên chức tăng thêm;

- Được giao thêm nhiệm vụ so với nhiệm vụ được giao tại thời điểm thuê trụ sở lần thuê gần nhất, dẫn đến yêu cầu phải tăng thêm diện tích làm việc. Cơ quan, tổ chức, đơn vị đã tiến hành sắp xếp, bố trí lại nhưng không đủ diện tích làm việc, nếu không được thuê bổ sung sẽ làm ảnh hưởng tới việc thực hiện nhiệm vụ được giao;

- Quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tăng lên dẫn đến diện tích hiện đang thuê thiếu so với tiêu chuẩn, định mức, nếu không được thuê bổ sung sẽ làm ảnh hưởng tới việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

b) Thẩm quyền quyết định thuê bổ sung diện tích làm việc: Cấp có thẩm quyền quyết định thuê trụ sở làm việc theo quy định tại Điều 5 Thông tư số 245/2009/TT-BTC quyết định thuê bổ sung diện tích làm việc.

c) Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ cho thuê và đơn giá thuê diện tích làm việc bổ sung:

Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ cho thuê và đơn giá thuê đối với diện tích làm việc bổ sung thực hiện theo quy định tại khoản 4, khoản 5 Điều 6 Thông tư số 245/2009/TT-BTC. Địa điểm thuê bổ sung diện tích làm việc cần được xem xét, cân nhắc đảm bảo các điều kiện làm việc và tiết kiệm chi phí quản lý, vận hành.

Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị có thể lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ đang cho thuê trụ sở làm việc hiện tại để thuê bổ sung diện tích làm việc với điều kiện đơn giá thuê diện tích làm việc bổ sung không cao hơn đơn giá thuê trụ sở làm việc theo Hợp đồng đã ký kết gần nhất. Trường hợp đơn giá thuê diện tích làm việc bổ sung cao hơn đơn giá đang thuê thì cơ quan, tổ chức, đơn vị phải báo cáo cấp có thẩm quyền quy định tại Điều 5 Thông tư số 245/2009/TT-BTC xem xét, quyết định”.