Tài sản cố định là tư liệu lao động chủ yếu của doanh nghiệp, nó thể hiện quan điểm áp dụng khoa học công nghệ, đầu tư sản xuất chiều sâu để cạnh tranh về chất lượng cũng như hiệu quả sản xuất hay cạnh tranh thương hiệu trên thị trường. Muốn quản lý tốt tài sản cố định thì điều then chốt là DN phải nắm vững từng loại tài sản để có thể điều chỉnh chi phí khấu hao, tiêu hao nguyên, nhiên vật liệu cũng như chi phí sửa chữa bảo trì, nâng cấp tài sản …

Tài sản cố định càng đặc biệt quan trọng hơn đối với các tổ chức hành chính, hành chính sự nghiệp, tổ chức sự nghiệp cũng như hội, đoàn thể mua sắm tài sản từ nguồn tiền do ngân sách cấp do được quản lý bằng một loạt các văn bản quản lý như Luật Quản lý sử dụng tài sản nhà nước và hệ thống văn bản hướng dẫn để quản lý việc sử dụng tài sản công một cách hiệu quả nhất.

Việc kiểm kê tài sản cố định hàng năm nhằm báo cáo cho người quản lý biết được số lượng tài sản hiện có, tình hình quản lý, hiệu quả sử dụng của từng tài sản để đưa ra những quyết định như sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển hay thay thế tài sản phù hợp với năng lực tài chính, chính sách đầu tư của doanh nghiệp hay chính sách quản lý tài sản Nhà nước hiện hành.

Thời điểm thành lập hội đồng kiểm kê thông thường vào cuối năm tài chính, tổ chức sở hữu, sử dụng tài sản thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản để thống kê, phân loại tài sản; Việc kiểm kê cũng có thể tổ chức bất thường để phục vụ một số mục đích nhất định như mua bán, sáp nhập, giải thể, phá sản hoặc do yếu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

1. Quy trình, trình tự kiểm kê tài sản:

Trình tự thủ tục kiểm kê tài sản được tiến hành theo một số bước như sau

Bước 1: Thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản của đơn vị

Thành phần Hội đồng kiểm kê tài sản của đơn vị bao gồm:    

+ Giám đốc, thủ trưởng đơn vị làm Chủ tịch Hội đồng

+ Trưởng các bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản;

+ Trưởng phòng quản lý tài sản;

+  Kế toán trưởng, kế toán tài sản (hoặc kế toán kho, thủ kho nếu kiểm kê kho vật liệu...);

+  Một số uỷ viên khác (nếu cần), tuỳ theo khối lượng và tính chất của đợt kiểm kê đó.

Bước 2: Tiến hành kiểm kê tại các đơn vị trực thuộc

Hội đồng kiểm kê tài sản của đơn vị, bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản tiến hành kiểm kê tài sản vào thời điểm kết thúc năm tài chính hoặc thời điểm cụ thể nhằm phục vụ cho mục đích nhất định và hoặc theo quy định hiện hành của nhà nước.

Việc kiểm kê phải dựa trên số lượng tài sản thực tế hiện còn lưu giữ, sử dụng hoặc nhận giữ - gửi trông giữ hộ tránh việc kiểm kê những tài sản không thuộc sở hữu của doanh nghiệp như tài sản cá nhâ, tài sản do bên ngoài gửi trông giữ tạm thời.

 Bước 3: Tổng hợp số liệu

Căn cứ kết quả kiểm kê tài sản thực tế tại đơn vị, Hội đồng kiểm kê tài sản tổng hợp, xử lý số liệu kiểm kê, đối chiếu giữa bộ phân quản lý, bộ phận sử dụng và kế toán theo bảng biểu phù hợp với dặc điểm tài sản, mục đích kiểm kê nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu để đánh giá tình hình quản lý, sử dụng tài sản nội bộ gồm:

- Tài sản thừa, thiếu;

- Chênh lệch số lượng, giá trị giữa sổ sách và thực tế:

- Tài sản cần sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển nội bộ...

- Tài sản cần thanh lý: do hư hỏng, chi phí sửa chữa lớn, tiêu hao nhiều nhiên liệu, năng lượng, không hiệu quả …

Bước 4:  Xử lý số liệu, lập Báo cáo kết quả kiểm kê

- Đánh giá tình hình quản lý tài sản trong tổ chức nói chung;

- Số liệu chênh lệch giữa kiểm kê thực tế và số liệu theo dõi của các bộ phận: nguyên nhân, lý do, biện pháp khắc phục;

- Lập kế hoạch sửa chữa, nâng cấp, bảo trì, điều chuyển: trên cơ sở nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.

- Thống kê, phân loại tài sản đề nghị thanh lý: trên cơ sở nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.

- Kiến nghị:

+ Nhận định chế độ quản lý tài sản nội bộ;

+ Chế độ luân chuyển, lưu giữ hồ sơ giữa các bộ phận;

+ Chế độ bảo trì, bảo hành, sửa chữa tài sản;

+ Thực hiện kiến nghị của kỳ kiểm kê trước;

+ Kiến nghị xử lý chênh lệch số liệu;

+ Giao trách nhiệm thực hiện, khắc phục

+ Khác

Bước 5:

+ Báo cáo chủ sở hữu tài sản về kết qủa kiểm kê

+ Chuyển báo cáo, kết quả điều hành của chủ sở hữu tài sản đến các bộ phận liên quan

Lưu ý:

Các nội dung hướng dẫn trong bài viết này chỉ có tính chất tham khảo

Các văn bản khác có thể tham khảo tại Mục cơ sở dữ liệu trong website này